Câu hỏi mà ai cũng sợ nhất lại là câu dễ chuẩn bị nhất — vì gần như lúc nào mình cũng biết trước nó sẽ tới. Một khoảng trống trong lịch sử việc làm, một chuyến đi dài, một chỗ lệch về tên: nếu mình biết nó có trong hồ sơ, thì người phỏng vấn cũng biết, và câu hỏi ấy sẽ được đặt ra.
Vì sao họ hỏi
Không phải để bắt lỗi. Người phỏng vấn có một mục trong danh sách cần đánh dấu là đã giải quyết, và họ không thể đánh dấu nếu không có lời giải thích.
Điều này nghe nhỏ nhưng nó đổi hẳn cách nên nhìn câu hỏi: họ đang cần một câu trả lời để đóng mục đó lại, không phải đang tìm cách mở nó ra rộng hơn.
Nghĩa là mục tiêu của người được hỏi cũng đơn giản: cung cấp đủ dữ kiện để mục đó được đóng. Không cần thuyết phục ai về điều gì.
Cấu trúc câu trả lời bốn phần
Cách này áp được cho gần như mọi loại điểm bất thường, và nó gọn hơn nhiều so với những gì người ta thường làm.
Một: nêu sự việc. Nói thẳng chuyện gì đã xảy ra, bằng một câu.
Hai: nêu thời gian. Khi nào và kéo dài bao lâu.
Ba: nêu lý do. Ngắn gọn, không biện hộ.
Bốn: nêu kết cục. Việc đó đã kết thúc chưa, hiện tại tình hình thế nào, và có giấy tờ gì chứng minh không.
Ví dụ cho một khoảng trống việc làm: tôi nghỉ việc từ tháng này tới tháng kia; vì phải về Việt Nam chăm mẹ ốm; sau đó tôi quay lại và đi làm ở chỗ hiện tại từ tháng đó tới nay; tôi có giấy tờ bệnh viện và hợp đồng lao động mới nếu cần xem.
Bốn câu, khoảng hai mươi giây. Mục được đóng.
Vì sao phần bốn quan trọng nhất
Phần lớn người trả lời dừng lại ở phần ba — họ giải thích lý do rồi im.
Nhưng thứ mà người phỏng vấn cần biết nhất là tình trạng hiện tại. Một khoảng trống đã khép lại là chuyện quá khứ; một khoảng trống chưa rõ đã khép hay chưa thì vẫn là câu hỏi mở.
Nói phần bốn cũng làm một việc khác: nó chuyển câu chuyện từ "chuyện gì đã xảy ra" sang "mọi thứ giờ đã ổn định" — và đó chính là kết luận mà mục đó cần.
Bốn điều không nên làm
Giải thích quá dài. Một đoạn giải thích năm phút cho một khoảng trống hai tháng làm người nghe nghĩ rằng vấn đề lớn hơn thực tế. Độ dài câu trả lời nên tương xứng với mức độ của sự việc.
Xin lỗi hoặc tỏ ra có lỗi. Phần lớn điểm bất thường không phải lỗi của ai. Về nước chăm cha mẹ ốm, mất việc vì công ty đóng cửa, tên bị ghi sai khi nhập cảnh — đây là những chuyện xảy ra trong đời. Trình bày chúng như một sự thật, không như một lời thú nhận.
Nói thêm những thứ không được hỏi. Trả lời đúng phạm vi câu hỏi. Mở rộng sang các chuyện khác thường tạo ra những mục mới cần làm rõ.
Thay đổi câu chuyện giữa chừng. Nếu lỡ nói một chi tiết rồi nhận ra nhớ nhầm, nói thẳng rằng mình vừa nhớ lại khác. Sửa công khai là bình thường; để hai phiên bản cùng tồn tại trong một buổi thì không.
Khi câu hỏi chạm vào chuyện riêng tư
Một số điểm bất thường gắn với những chuyện mà người ta không muốn kể — ly hôn, bệnh tật, khó khăn tài chính, mâu thuẫn gia đình.
Hai điều nên biết:
Người phỏng vấn không cần chi tiết. Họ cần đủ để hiểu bối cảnh, không cần biết mọi chuyện. "Vì lý do gia đình" hoặc "vì lý do sức khoẻ" là câu trả lời hợp lệ cho phần ba, miễn là phần một, hai và bốn đủ cụ thể.
Nếu cần nói chi tiết để làm rõ, có thể hỏi về tính bảo mật. Các cơ quan xử lý hồ sơ đều có quy định về bảo mật thông tin cá nhân, và hỏi về điều đó là hoàn toàn bình thường.
Khi được hỏi về một điều mình không biết
Tình huống này có thật: người phỏng vấn nêu một chi tiết trong hồ sơ mà mình không nhớ đã khai, hoặc một thông tin mà mình chưa từng biết.
Cách xử lý: nói thẳng rằng mình không nắm được chi tiết đó và đề nghị được xem lại. Người phỏng vấn thường sẽ đọc lại hoặc cho xem mục đang nói tới.
Điều không nên làm là đoán hoặc trả lời lấp lửng để lấp khoảng trống. Một câu "tôi không nhớ chi tiết đó, ông/bà có thể cho tôi xem lại không" an toàn hơn hẳn bất kỳ câu đoán nào.
Nếu hoá ra hồ sơ có một thông tin mình chưa từng khai — chẳng hạn do người điền hộ nhập sai — thì đây chính là lúc phát hiện và làm rõ, và phát hiện tại đây tốt hơn nhiều so với không bao giờ phát hiện.
Chuẩn bị từ trước
Ba bước, làm trong một buổi và dùng được cho cả buổi phỏng vấn.
Liệt kê mọi điểm mình biết là bất thường. Khoảng trống việc làm, chuyến đi dài, chỗ lệch tên hoặc ngày, câu trả lời có trong các câu hỏi về vi phạm, bất kỳ thứ gì mình đã phải giải thích khi nộp hồ sơ.
Viết bốn câu cho từng điểm theo cấu trúc ở trên. Viết ra, không chỉ nghĩ trong đầu — viết ra mới thấy chỗ nào còn thiếu dữ kiện.
Tra lại và mang theo giấy tờ cho phần bốn. Đây là phần biến một lời giải thích thành một mục đã đóng.
Sau khi làm xong ba bước này, câu hỏi mà mình sợ nhất trở thành câu mình chuẩn bị kỹ nhất — và đó thường là câu trả lời trôi chảy nhất trong cả buổi.
Bị hỏi về khoảng trống trong hồ sơ thì trả lời thế nào?
Bốn phần ngắn: chuyện gì xảy ra, khi nào và bao lâu, lý do ngắn gọn, và kết cục hiện tại kèm giấy tờ nếu có. Khoảng hai mươi giây là đủ để mục đó được đóng.
Có nên xin lỗi khi giải thích không?
Không nên. Phần lớn điểm bất thường không phải lỗi của ai — về nước chăm cha mẹ ốm, mất việc vì công ty đóng cửa. Trình bày như một sự thật, không như một lời thú nhận.
Câu hỏi chạm vào chuyện riêng tư thì sao?
Người phỏng vấn cần đủ bối cảnh chứ không cần chi tiết. "Vì lý do gia đình" hoặc "vì lý do sức khoẻ" là hợp lệ, miễn là phần thời gian và phần kết cục đủ cụ thể.
Được hỏi về chi tiết mình không nhớ đã khai thì làm gì?
Nói thẳng rằng mình không nắm được chi tiết đó và đề nghị được xem lại. Đoán hoặc trả lời lấp lửng để lấp khoảng trống là việc nên tránh.
