Một tờ giấy do cơ quan Việt Nam cấp không tự nhiên có giá trị ở nước khác — nó phải đi qua một chuỗi bước để nước đó công nhận chữ ký và con dấu trên đó. Chuỗi này phải làm đúng thứ tự, và làm sai thứ tự thì phải quay lại từ đầu, mỗi vòng mất thêm hàng tháng.
Vì sao cần bước này
Câu hỏi mà bước này trả lời rất cụ thể: cơ quan ở nước ngoài không có cách nào biết con dấu trên tờ giấy có thật hay không, và người ký có thẩm quyền hay không.
Họ không có mẫu chữ ký của cán bộ hộ tịch một địa phương ở Việt Nam. Nên cần một chuỗi xác nhận: cơ quan cấp trên xác nhận chữ ký của cơ quan cấp dưới, rồi cơ quan ngoại giao xác nhận tiếp, cho tới khi đến một cấp mà nước ngoài công nhận.
Hiểu logic này giúp nhớ đúng thứ tự: chuỗi đi từ nơi cấp giấy lên dần tới nơi mà nước nhận tin tưởng, không bao giờ đi ngược.
Vì sao giấy tờ Việt Nam không dùng được apostille
Đây là điểm mà rất nhiều người hiểu nhầm, và hiểu nhầm ở đây làm mất thời gian rất nhiều.
Có một công ước quốc tế cho phép thay cả chuỗi xác nhận phức tạp bằng một con dấu duy nhất gọi là apostille. Giữa các nước cùng tham gia công ước đó, một tờ giấy chỉ cần đóng apostille là dùng được ở nước kia.
Việt Nam không thuộc nhóm này. Nghĩa là giấy tờ Việt Nam phải đi đường hợp pháp hoá lãnh sự đầy đủ, dài hơn và nhiều bước hơn so với apostille.
Hệ quả thực tế: khi tra cứu hướng dẫn trên mạng, các bài viết chung về "cách công nhận giấy tờ nước ngoài" thường mô tả đường apostille vì nó phổ biến hơn. Áp dụng nhầm đường đó cho giấy tờ Việt Nam là đi tìm một dịch vụ không tồn tại. Đây là điều nên kiểm lại với cơ quan đại diện, vì việc tham gia các công ước có thể thay đổi theo thời gian.
Chuỗi bước theo thứ tự
Chuỗi cụ thể khác nhau tuỳ loại giấy tờ và tuỳ nước nhận, nhưng khuôn chung gồm bốn bước và chúng phải làm theo đúng thứ tự này.
Bước một: có bản gốc hoặc bản sao hợp lệ do cơ quan Việt Nam cấp. Bản photo thường không đi tiếp được — phải là bản do cơ quan cấp ra, có dấu thật.
Bước hai: chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ đó là thật.
Bước ba: hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước nhận. Cơ quan đại diện của nước sẽ nhận hồ sơ, đặt tại Việt Nam, xác nhận tiếp lên chuỗi đó.
Bước bốn: dịch sang ngôn ngữ của nước nhận và công chứng bản dịch theo cách mà nước đó chấp nhận.
Bước bốn là chỗ hay bị đảo nhất, và lý do sẽ nói ngay dưới đây.
Dịch trước hay hợp pháp hoá trước
Đây là câu hỏi gây nhầm lẫn nhiều nhất, và câu trả lời không giống nhau ở mọi nước — nên phải hỏi, không suy đoán.
Trường hợp phổ biến nhất: hợp pháp hoá trước, dịch sau. Lý do: các con dấu hợp pháp hoá được đóng lên bản gốc, và nếu dịch trước thì bản dịch sẽ thiếu chính những con dấu đó. Hơn nữa nhiều nước yêu cầu bản dịch phải do dịch giả được họ công nhận thực hiện, mà những người này thường hành nghề ở nước đó chứ không ở Việt Nam.
Trường hợp ngược lại: một số nước chấp nhận, hoặc yêu cầu, bản dịch được thực hiện và công chứng tại Việt Nam rồi cả bộ mới đi hợp pháp hoá. Khi đó bản dịch trở thành một phần của thứ được xác nhận.
Cách xác định cho trường hợp của mình: hỏi cơ quan đại diện của nước nhận đặt tại Việt Nam, vì chính họ là bên thực hiện bước ba và họ biết chính xác họ cần nhận vào cái gì.
Làm sai thứ tự ở chỗ này là lỗi tốn kém nhất trong cả hồ sơ — phải xin lại bản gốc từ đầu và đi lại toàn bộ chuỗi.
Yêu cầu về người dịch
Không phải bản dịch nào cũng được chấp nhận, và đây là chỗ thứ hai hay phải làm lại.
Ba dạng yêu cầu thường gặp:
Dịch giả có tên trong danh sách do nước đó công nhận. Chặt nhất. Danh sách thường công bố công khai và nên lấy từ nguồn chính thức, không hỏi truyền miệng.
Bản dịch được công chứng bởi công chứng viên của nước đó, không đặt yêu cầu về ai dịch.
Bản dịch có xác nhận của cơ quan đại diện. Thường áp dụng khi dịch tại Việt Nam.
Điểm cần nhớ: một bản dịch đúng về nội dung nhưng sai về hình thức công nhận thì vẫn không dùng được. Chất lượng bản dịch và tính hợp lệ của nó là hai chuyện tách rời.
Điều đặc thù với tên và địa danh tiếng Việt
Ba vấn đề kỹ thuật xảy ra ở bước dịch và nên xử lý ngay tại đó.
Dấu tiếng Việt. Bản dịch có giữ dấu hay bỏ dấu, và cách nào khớp với giấy tờ nước ngoài hiện có của mình. Không thống nhất là tạo ra hai phiên bản tên khác nhau trong cùng một bộ hồ sơ.
Thứ tự họ và tên. Bản dịch nên giữ đúng thứ tự như trên giấy gốc, và nếu giấy tờ nước ngoài đảo thứ tự thì nên có ghi chú làm rõ hai cách viết thuộc về cùng một người.
Địa danh đã đổi tên hoặc sáp nhập. Bản dịch nên giữ tên như ghi trên giấy gốc, không tự cập nhật sang tên hiện nay — vì bản dịch phải phản ánh đúng bản gốc. Nếu cần làm rõ, thêm ghi chú của dịch giả thay vì sửa nội dung.
Ba điểm này nên nói rõ với người dịch ngay từ đầu. Sửa một bản dịch đã công chứng khó hơn nhiều so với dặn trước một câu.
Cách rút ngắn chuỗi
Ba cách có tác dụng thật.
Làm nhiều giấy tờ cùng một đợt. Chuỗi bước giống nhau cho mọi loại giấy tờ, nên gom lại làm một lần tiết kiệm được phần lớn thời gian chờ so với làm lẻ từng thứ.
Hỏi rõ yêu cầu trước khi bắt đầu bước một. Loại giấy tờ nào cần đi hết chuỗi, loại nào không, thứ tự dịch và hợp pháp hoá ra sao, bản dịch phải do ai làm. Bốn câu này hỏi một lần và tránh được gần như mọi vòng lặp.
Giữ lại bản sao mọi thứ ở từng bước. Nếu một bước sau bị vướng, có bản sao của bước trước giúp xử lý nhanh hơn nhiều so với bắt đầu lại từ con số không.
Giấy tờ Việt Nam có dùng apostille được không?
Không, vì Việt Nam không thuộc nhóm nước tham gia công ước đó — giấy tờ Việt Nam phải đi đường hợp pháp hoá lãnh sự đầy đủ. Nên kiểm lại với cơ quan đại diện vì việc tham gia công ước có thể thay đổi.
Nên dịch trước hay hợp pháp hoá trước?
Phổ biến nhất là hợp pháp hoá trước rồi dịch sau, vì con dấu được đóng lên bản gốc. Nhưng một số nước yêu cầu ngược lại, nên phải hỏi cơ quan đại diện của nước nhận đặt tại Việt Nam.
Ai được dịch thì bản dịch mới hợp lệ?
Tuỳ nước: có nơi đòi dịch giả trong danh sách được công nhận, có nơi chỉ cần công chứng viên của nước đó, có nơi chấp nhận bản dịch có xác nhận của cơ quan đại diện.
Địa danh đã sáp nhập thì dịch theo tên nào?
Giữ đúng tên như ghi trên giấy gốc, vì bản dịch phải phản ánh bản gốc. Nếu cần làm rõ thì thêm ghi chú của dịch giả, không sửa nội dung.
