Xin giấy tờ từ Việt Nam khi đang ở nước ngoài

Giấy tờ phải xin từ Việt Nam là phần chậm nhất của hồ sơ nhập tịch, và cũng là phần mà nỗ lực cá nhân ít rút ngắn được nhất. Nhưng nó có quy luật rõ ràng, và nắm được quy luật thì tránh được phần lớn những vòng lặp làm mất thêm hàng tháng.

Hai loại giấy tờ thường phải xin

Lý lịch tư pháp. Gần như mọi hồ sơ nhập tịch đều yêu cầu, vì nước tiếp nhận cần biết người xin có tiền án tiền sự ở nước gốc không.

Việt Nam cấp hai loại phiếu khác nhau về phạm vi thông tin và về chủ thể được yêu cầu. Điều cần làm là hỏi cơ quan xét hồ sơ xem họ cần loại nào trước khi xin — xin nhầm loại là mất cả thời gian lẫn phí, và phải làm lại từ đầu.

Trích lục hộ tịch. Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng nhận ly hôn nếu có. Những giấy này thường đã có bản trong tay, nhưng bản cũ có thể không được chấp nhận vì quá cũ hoặc vì mẫu đã đổi — nên nhiều trường hợp phải xin trích lục mới từ sổ gốc.

Ba kênh nộp và ưu nhược của từng kênh

Kênh một: qua cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại. Thuận tiện nhất về mặt đi lại, và là kênh chính thức nên ít rủi ro. Nhược điểm: thường chậm hơn vì hồ sơ phải chuyển về trong nước rồi chuyển ngược lại.

Kênh hai: uỷ quyền cho người thân ở Việt Nam. Thường nhanh hơn vì người được uỷ quyền nộp và nhận trực tiếp. Nhược điểm: cần giấy uỷ quyền hợp lệ, và bản thân giấy uỷ quyền cũng phải qua thủ tục xác nhận — tức là một chuỗi phụ nằm trong chuỗi chính.

Kênh ba: nộp trực tuyến nếu loại giấy tờ đó cho phép. Nhanh nhất khi dùng được, nhưng không phải loại giấy tờ nào cũng có kênh này và không phải trường hợp nào cũng đủ điều kiện.

Cách chọn: hỏi cả ba kênh xem trường hợp của mình dùng được kênh nào, rồi chọn theo thời gian thực tế chứ không theo vẻ tiện lợi. Với hồ sơ đang gấp, kênh uỷ quyền thường nhanh hơn đáng kể dù phải làm thêm một bước.

Giấy uỷ quyền: chuỗi phụ hay bị bỏ sót

Nếu chọn kênh uỷ quyền, cần biết rằng giấy uỷ quyền không phải một tờ giấy viết tay.

Nó thường phải được lập tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, hoặc lập ở nước đó rồi qua thủ tục để Việt Nam công nhận. Cả hai đường đều mất thời gian, và thời gian đó nằm trước khi việc xin giấy tờ thật sự bắt đầu.

Ba điểm nên kiểm khi làm giấy uỷ quyền:

Phạm vi uỷ quyền có bao gồm cả nộp lẫn nhận không. Uỷ quyền chỉ để nộp mà không để nhận là phải làm lại.

Có ghi rõ loại giấy tờ cần xin không, và ghi đủ nếu cần nhiều loại. Nhiều người làm uỷ quyền cho một việc rồi phát hiện còn việc khác.

Thời hạn của giấy uỷ quyền có đủ dài so với thời gian xử lý dự kiến không.

Chỗ hồ sơ hay bị trả lại

Bốn nguyên nhân, và cả bốn đều phòng được nếu biết trước.

Thông tin nhân thân không khớp với hồ sơ gốc. Đây là nguyên nhân số một. Tên, ngày sinh hoặc nơi sinh ghi trong đơn khác với những gì lưu trong sổ gốc — dù chỉ lệch một chữ. Cách phòng: khai theo đúng giấy khai sinh gốc, không theo giấy tờ nước ngoài hiện tại.

Địa danh ghi theo tên hiện nay trong khi sổ lưu theo tên cũ. Địa giới hành chính ở Việt Nam đã thay đổi nhiều lần, và các đợt sắp xếp lớn khiến nhiều tên gọi cũ không còn tồn tại. Cách phòng: ghi cả tên tại thời điểm đăng ký và tên hiện nay, để người tra cứu có cả hai điểm bám.

Thiếu giấy tờ chứng minh nơi thường trú trước khi xuất cảnh. Một số thủ tục cần thông tin này, và người rời Việt Nam đã lâu thường không còn giữ.

Không nêu rõ mục đích sử dụng. Nhiều loại giấy tờ được cấp theo mục đích, và ghi sai mục đích có thể dẫn tới việc nhận được một tờ giấy không dùng được cho hồ sơ nhập tịch.

Khi hồ sơ gốc ở Việt Nam không còn

Tình huống này có thật với người rời đi đã lâu, và nó không phải ngõ cụt.

Ba hướng, theo thứ tự nên thử:

Tìm ở cấp lưu trữ cao hơn. Sổ hộ tịch thường được lưu ở nhiều cấp, nên bản ở cấp xã mất không có nghĩa là mất hết.

Xin đăng ký lại. Pháp luật Việt Nam có thủ tục đăng ký lại cho trường hợp sổ gốc không còn, dựa trên các giấy tờ và chứng cứ khác mà người xin cung cấp được.

Dùng giấy tờ thay thế. Hỏi cơ quan xét hồ sơ ở nước sở tại xem họ chấp nhận gì thay thế. Nhiều hệ thống có cơ chế cho trường hợp không lấy được giấy tờ từ nước gốc — thường là bản khai có tuyên thệ kèm các chứng cứ gián tiếp.

Hướng thứ ba đáng hỏi sớm, vì nếu nó khả thi thì tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với hai hướng kia.

Ba việc rút ngắn được thời gian thật

Xin nhiều bản cùng lúc. Chi phí tăng ít nhưng tránh được cả một vòng xin lại nếu một bản bị giữ, bị mất, hoặc cần nộp ở nơi khác. Với giấy tờ mất vài tháng để có, đây là khoản đầu tư dễ quyết định nhất.

Hỏi rõ yêu cầu của nước sở tại trước khi xin. Loại giấy tờ nào, cần bản gốc hay bản sao, có yêu cầu về thời điểm cấp không. Hỏi trước tốn một buổi; hỏi sau tốn vài tháng.

Bắt đầu ngay cả khi chưa chắc mình đủ điều kiện. Giấy tờ xin rồi mà không dùng thì mất một khoản phí nhỏ. Giấy tờ chưa xin khi đã đủ điều kiện thì cả hồ sơ phải chờ. Hai rủi ro này không cùng cỡ.