Danh mục giấy tờ của một hồ sơ nhập tịch thường không dài — nhưng các thành phần có tốc độ lấy được chênh nhau từ vài ngày tới vài tháng. Tổng thời gian chuẩn bị không do số lượng giấy tờ quyết định mà do mắt xích chậm nhất, và đó là lý do thứ tự bắt tay vào việc quan trọng hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó.
Năm nhóm giấy tờ và tốc độ của từng nhóm
Nhóm một: đơn và các biểu mẫu do cơ quan phát hành. Lấy được ngay, điền trong một buổi. Đây là nhóm nhanh nhất và cũng là nhóm mà nhiều người bắt đầu — sai thứ tự, vì nó có thể làm bất cứ lúc nào.
Nhóm hai: giấy tờ nhân thân đang có trong tay. Hộ chiếu, thẻ cư trú, giấy tờ tuỳ thân. Lấy được ngay trừ khi cần gia hạn hoặc cấp lại.
Nhóm ba: giấy tờ do cơ quan của nước sở tại cấp. Xác nhận cư trú, xác nhận tình trạng thuế, lý lịch tư pháp của nước đó. Thường mất vài ngày tới vài tuần, và thường có thời hạn giá trị ngắn — đây là điểm cần nhớ khi sắp lịch.
Nhóm bốn: giấy tờ phải xin từ Việt Nam. Lý lịch tư pháp, trích lục hộ tịch, giấy tờ chứng minh nhân thân theo hồ sơ gốc. Đây là nhóm chậm nhất, thường mất nhiều tuần tới nhiều tháng, và phụ thuộc vào nhiều yếu tố ngoài tầm kiểm soát.
Nhóm năm: giấy tờ đã được xử lý qua nhiều bước. Bản dịch công chứng, giấy tờ đã hợp pháp hoá lãnh sự. Nhóm này không tự có mà sinh ra từ nhóm bốn — nghĩa là thời gian của nó cộng vào sau thời gian của nhóm bốn, chứ không chạy song song.
Vì sao nhóm năm là chỗ hay bị tính thiếu nhất
Đây là sai lầm lập kế hoạch phổ biến nhất, và nó thường làm chậm cả hồ sơ vài tháng.
Người ta tính: xin lý lịch tư pháp mất hai tháng, nên hai tháng nữa là xong phần đó. Nhưng tờ giấy nhận được từ Việt Nam chưa dùng được ngay. Nó còn phải qua một chuỗi: dịch sang ngôn ngữ của nước sở tại, công chứng bản dịch, và hợp pháp hoá để nước đó công nhận.
Mỗi bước trong chuỗi ấy có thời gian riêng, và chúng phải làm tuần tự vì bước sau cần kết quả của bước trước. Cộng lại, khoảng thời gian thật có thể gấp rưỡi tới gấp đôi so với con số ban đầu.
Hệ quả thực tế: khi lập kế hoạch, phải tính thời gian cho cả chuỗi chứ không chỉ cho bước đầu tiên.
Thứ tự bắt tay vào việc
Nguyên tắc ngược với trực giác: bắt đầu từ thứ chậm nhất và ít kiểm soát nhất, không phải từ thứ dễ nhất.
Thứ tự hợp lý:
Việc đầu tiên: khởi động nhóm bốn. Mọi giấy tờ phải xin từ Việt Nam nên được bắt đầu ngay ngày đầu, trước cả khi biết chắc mình đã đủ điều kiện. Chi phí của việc xin sớm là nhỏ; chi phí của việc xin muộn là cả hồ sơ phải chờ.
Việc thứ hai: rà giấy tờ nhân thân. Kiểm hạn của hộ chiếu và thẻ cư trú. Giấy tờ sắp hết hạn thì gia hạn ngay, vì việc đó cũng cần thời gian.
Việc thứ ba: nhóm ba, nhưng canh thời điểm. Vì nhóm này có thời hạn ngắn, xin quá sớm là hết hạn trước khi nộp. Nên xin khi nhóm bốn đã gần xong.
Việc cuối: đơn và biểu mẫu. Làm sau cùng, khi đã có đủ thông tin từ các giấy tờ khác để điền cho khớp.
Điểm cuối đáng nhấn: điền đơn trước rồi mới lấy giấy tờ là cách chắc chắn tạo ra sai lệch, vì thông tin trong đơn phải khớp với thông tin trên giấy tờ chứ không ngược lại.
Thời hạn giá trị: con dao hai lưỡi
Nhiều giấy tờ trong hồ sơ có thời hạn, và chúng tạo ra một bài toán sắp xếp thật.
Xin quá sớm thì hết hạn trước khi nộp. Xin quá muộn thì phải chờ. Và vì các giấy tờ có thời hạn khác nhau, không thể xin tất cả cùng lúc.
Cách giải: lập một bảng với ba cột — tên giấy tờ, thời gian lấy được, thời hạn giá trị — rồi lùi ngược từ ngày dự kiến nộp. Bảng này cho biết chính xác nên bắt đầu xin từng thứ vào lúc nào.
Với hồ sơ có nhiều giấy tờ từ Việt Nam, bảng này gần như bắt buộc. Làm nhẩm trong đầu thì sẽ có ít nhất một thứ bị lệch, và một thứ lệch là phải xin lại từ đầu.
Những gì hay thiếu mà không ai nhắc
Bốn thứ không nằm trong danh mục chính thức nhưng thường được yêu cầu bổ sung.
Giấy tờ giải thích các khoảng trống. Khoảng thời gian không có việc làm, khoảng đổi tư cách cư trú, khoảng ở nước khác. Chuẩn bị sẵn lời giải thích và giấy tờ kèm theo tốt hơn nhiều so với bị hỏi rồi mới tìm.
Giấy tờ về tình trạng hôn nhân, kể cả khi đơn không hỏi trực tiếp. Nếu đã kết hôn hoặc ly hôn ở Việt Nam, giấy tờ đó thuộc nhóm chậm nhất nên cần bắt đầu sớm.
Ảnh đúng quy cách. Nghe nhỏ nhặt nhưng ảnh sai quy cách là lý do hồ sơ bị trả lại rất thường gặp — và đáng tiếc vì nó mất cả một vòng xử lý cho một việc làm lại trong mười lăm phút.
Bản sao của chính bộ hồ sơ đã nộp. Không phải để nộp mà để giữ. Khi được hỏi về một chi tiết sau nhiều tháng, bản sao này là thứ duy nhất trả lời được chính xác.
Việc nên làm ngay hôm nay
Nếu chỉ làm được một việc, hãy làm việc này: lập danh sách mọi giấy tờ phải xin từ Việt Nam và bắt đầu xin ngay.
Lý do rất cụ thể. Đây là nhóm mất nhiều thời gian nhất, phụ thuộc vào nhiều bên nhất, và cũng là nhóm mà việc bắt đầu sớm không có nhược điểm nào ngoài một khoản phí nhỏ.
Mọi thứ khác trong hồ sơ đều có thể làm sau và làm nhanh. Chỉ nhóm này là không rút ngắn được bằng nỗ lực — chỉ rút ngắn được bằng cách bắt đầu sớm hơn.
Hồ sơ nhập tịch gồm những giấy tờ gì?
Thường có năm nhóm: đơn và biểu mẫu, giấy tờ nhân thân đang có, giấy tờ do cơ quan nước sở tại cấp, giấy tờ phải xin từ Việt Nam, và giấy tờ đã qua dịch thuật cùng hợp pháp hoá.
Nên bắt đầu chuẩn bị từ đâu?
Từ nhóm chậm nhất và ít kiểm soát nhất — các giấy tờ phải xin từ Việt Nam — chứ không từ nhóm dễ nhất. Đơn và biểu mẫu nên làm sau cùng.
Vì sao hay bị tính thiếu thời gian?
Vì giấy tờ từ Việt Nam nhận về chưa dùng được ngay: còn phải dịch, công chứng và hợp pháp hoá. Các bước này làm tuần tự nên thời gian cộng vào chứ không chạy song song.
Làm sao tránh giấy tờ hết hạn trước khi nộp?
Lập bảng ba cột — tên giấy tờ, thời gian lấy được, thời hạn giá trị — rồi lùi ngược từ ngày dự kiến nộp để biết nên xin từng thứ vào lúc nào.
